Profesjonalny sposób na bezpieczne przechowywanie dokumentów
2 min read
Przechowywanie dokumentów to jeden z ważnych obowiązków każdego przedsiębiorcy i każdej organizacji. W zależności od celu i przeznaczenia dokumentacji, prawo wyraźnie określa czas ich przechowywania i warunki, które musi spełnić przedsiębiorca, by zapewnić do nich dostęp instytucjom kontrolnym. A to oznacza, że organizacja od pierwszego dnia swojego oficjalnego funkcjonowania jest zobowiązana do stworzenia logistyki obiegu dokumentacji i jej archiwizowania.
Przechowywanie i archiwizacja dokumentów
Jednym z najbardziej optymalnych rozwiązań dla przedsiębiorcy, jest znalezienie zewnętrznej firmy, która podejmie się archiwizowania i przechowywania dokumentów przedsiębiorstwa. Zwłaszcza wtedy, gdy oferuje ona profesjonalne warunki gwarantujące pełne bezpieczeństwo dla zasobów. Przechowywanie dokumentacji musi odbywać się w taki sposób, by nawet po kilkunastu latach dokumenty zachowały idealny stan i w każdej chwili można było do nich trafić.
Ekoakta.pl to firma, dla której przechowywanie dokumentów jest podstawową działalnością gospodarczą. Przyjmując zlecenie na przechowywanie akt zapewnia im optymalne warunki, czyli:
- kontrolę temperatury oraz wilgotności powietrza,
- autoryzację dostępu z pełną kontrolą wypożyczeń,
- bezpieczeństwo przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe,
- kontrolę dostępu osób i pojazdów poprzez system śluz,
- ochronę 24/7 oraz video-monitoring,
- ciągłość działania.
Ewidencja, dostęp i raportowanie
Najważniejszym atutem dla przedsiębiorcy wybierającego tego rodzaju rozwiązanie jest poczucie bezpieczeństwa, ale również stały dostęp do zgromadzonych zasobów. Dostęp w pełni monitorowany i bezproblemowy dzięki prowadzonej ewidencji zbiorów. Usługa jaką jest przechowywanie dokumentów zakłada również dostarczanie do przedsiębiorcy potrzebnych nagle akt. Nie musi on obawiać się, że przekazane zasoby staną się dla niego nagle niedostępne a dotarcie do nich utrudnione. Otrzyma je fizycznie lub w postaci skanu do wglądu. Firma gwarantuje również usługę raportowania każdego przypadku korzystania z zawartości dokumentów, tak by przedsiębiorca zachował pełną kontrolę nad dokumentacją firmy.
