Ile lat trzeba przechowywać dokumenty?

Jednym z nieodzownych elementów działania firmy jest tworzenie przez nią przeróżnej dokumentacji. Ta nie może być jednak swobodnie wyrzucona po czasie, gdy trafiła już tam, gdzie powinna. Wiele dokumentów trzeba przechowywać. Ile lat trwa okres przechowywania dokumentów i dlatego jest to wymagane?

Przechowywanie dokumentów — jak zrobić to najlepiej?

Efektywne przechowywanie dokumentów to dla wielu firm naprawdę spore wyzwanie. Mimo tego warto poświęcić nieco czasu lub funduszy na to, by wszystkie dokumenty były odpowiednio przechowywane. W firmie akta powinny być bowiem umieszczone w specjalnym archiwum, gdzie są odpowiednio oznaczone, a także posortowane w grupy i ułożone chronologicznie.

Można też zdjąć z siebie ten obowiązek i wynająć firmę zewnętrzną, która oferuje usługę taką jak przechowywanie i archiwizacja dokumentów. Polega ona na tym, że dokumentacja firmowa, która powinna być przechowywana oraz archiwizowana trafia do firmy zewnętrznej i ona zajmuje się jej segregowaniem, przechowywaniem, czy też brakowaniem oraz niszczeniem.

Przechowywanie dokumentacji — jak długo jest wymagane?

To, ja długo przechowywanie akt jest wymagane, zależy od rodzaju dokumentu i praw, które go dotyczą. Dla przykładu przechowywanie dokumentacji księgowej jest obowiązkowe w okresie lat od zakończenia roku kalendarzowego lub 1 dnia roku kalendarzowego następującego po przygotowaniu takiej dokumentacji.

Najdłuższy okres występuje, gdy chodzi o przechowywanie dokumentów pracowniczych, a  w szczególności tych dotyczących stosunku pracy. W wypadku pracowników, z którymi umowę zawarto przed 1 stycznia 2019 roku, wymagana jest archiwizacja dokumentów pracowniczych przez okres aż 50 lat. Wszelkie umowy zawarte po tym okresie muszą być przechowywane przez 10 lat.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów pracowniczych, trzeba jednak wiedzieć, kiedy zaczynamy liczyć okres przechowywania. Prawo mówi o tym, że jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy to przechowywanie dokumentów pracowniczych przez cały czas jego pracy, a także przez 10 lat po wygaśnięciu lub rozwiązaniu stosunku pracy. Okres 10 lub 50 lat zaczyna się liczyć od 1 stycznia roku następującego po zakończeniu stosunku pracy.

Mając wszelkie wątpliwości co do tego, jak długo konieczne jest przechowywanie dokumentów, które znajdują się w firmowym archiwum, najlepszą decyzją będzie zwrócenie się do specjalistów w tej dziedzinie. Powinni oni być w stanie rozjaśnić wszelkie wątpliwości w tym zakresie, dzięki czemu zyskamy pewność co do tego, czy poszczególne dokumenty można już zniszczyć.