Jak wybrać najlepszy sposób utylizacji dokumentów?

Prowadzenie każdego przedsiębiorstwa wiąże się z utrzymywaniem dokumentacji firmowej w porządku. Jest to ważne nie tylko dla samej organizacji, lecz także regulują to kwestie prawne. Szczególnie to widać w przypadku dokumentów zawierających dane osobowe. Rozporządzenie o Ochronie Danych osobowych z 2018 reguluje też to, ile dany dokument może być przetrzymywany i wykorzystywany w firmie. Niezastosowanie się do tego przepisu może nieść za sobą bardzo duże kary pieniężne. Z tego właśnie powodu warto zastanowić się jak utylizacja dokumentów powinna wyglądać.

Utylizacja dokumentów na własną rękę – Czy jest to dobre rozwiązanie?

Wielu osobom może się wydawać, że utylizacja dokumentów jest sprawą prostą. Jak się jednak okazuje, podarcie kartki nie oznacza wcale tego, że dokument nie może już zostać otworzony. Skuteczna utylizacja dokumentów przebiega poprzez zastosowanie specjalnych sprzętów. Mowa tutaj o specjalnych niszczarkach przemysłowych. Takiego sprzętu zazwyczaj nie trzyma się w biurze, dlatego właśnie warto jest skorzystać z usług firm, które oferują usługi takie jak utylizacja dokumentów, np. firmowych i nie tylko.

Utylizacja akt firmowych przy pomocy firmy

Firmy takie jak Destroy oferują skuteczne niszczenie dokumentów z zachowaniem poufności i wszelkiego bezpieczeństwa. Najczęstsze usługi wchodzące w skład takich firm to między innymi:

• utylizacja dokumentów z danymi osobowymi,
• niszczenie nośników pamięci (płyty CD, dyski twarde),
• niszczenie produktów firmowych (ubrania, karty dostępu),
• niszczenie zużytego sprzętu elektronicznego.

Dlaczego warto skorzystać z usług takiej firmy?

Istnieje bardzo dużo plusów płynących ze współpracy z firmą zajmującą się utylizacją. Pierwszy z nich to zdecydowanie niższe koszty utylizacji. Przemysłowe i dokładne niszczarki potrafią kosztować bardzo dużo. Urządzenia wykorzystywane w biurach nie dają 100% pewności na to, że dokument zostanie zniszczony we właściwy sposób. Firma, która zajmuje się niszczeniem dokumentów, ponadto posiada najczęściej dodatkowe usługi takie jak transport dokumentacji w specjalnych konwojach.

Każdy samochód ma zainstalowany GPS, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo. Najczęściej istnieje też możliwość niszczenia dokumentacji na terenie firmy klienta. Dużą zaletą firm zajmujących się utylizacją jest też ekologiczne podejście. Odpady pozostałe po zniszczeniu są następnie poddawane recyklingowi. Ponadto korzystając z takich usług możemy mieć pewność co do tego, że dokumenty nie wpadną w niepowołane ręce.