Niszczenie dokumentów – jakie warunki muszą być spełnione?
2 min read
W każdej firmie wytwarza się setki dokumentów. W efekcie powstaje sporo papierowych materiałów, które należy archiwizować i przechowywać w danym czasie. Istnieją też takie dokumenty, które można od razu zniszczyć. Musimy jednak pamiętać o prawidłowym niszczeniu dokumentacji. Z pomocą przychodzą usługi niszczenia dokumentów. Są one wykonywane bezpiecznie i profesjonalnie. Jakie warunki należy spełnić? Jak przebiega niszczenie dokumentów? O czym trzeba wiedzieć?
Niszczenie dokumentów – o czym warto wiedzieć?
Bezpieczne niszczenie dokumentów to bardzo ważna kwestia, o jaką powinien zadbać przedsiębiorca. Trzeba bazować na:
- wewnętrznych regulacjach,
- ustawie o odpadach,
- rozporządzeniu w sprawie katalogu odpadów.
Nie zapominajmy o rozporządzeniu o ochronie danych osobowych. Akty prawne wskazują, że profesjonalne niszczenie dokumentów wymaga postępowania zgodnie z określonymi regulacjami. Jesteśmy zatem zobowiązani do utylizowania dokumentów z danymi wrażliwymi, dokumentów firmowych, pracowniczych i innych. Długość czasu przechowywanie jest określona w przepisach. Po upływie tego terminu, trzeba przeprowadzić niszczenie dokumentów. Jak to zrobić? Czynności muszą być wykonane tak, aby ponowne odczytanie danych nie było możliwe. Znaczenie ma norma ISO, czy też norma DIN 66399. Usługi tego typu znajdziemy w firmie Destroy.
Usługi niszczenia dokumentów
Niszczenie dokumentów warto powierzyć specjalistycznej firmie. Dzięki temu zyskujemy pewność, że to zadanie zostało wykonane bezpiecznie i profesjonalne. Wprowadzenie RODO sprawiło, że każda firma jest zobligowana do tworzenia określonych procedur przetwarzania dokumentów i niszczenia. W sytuacji, gdy wykryte zostaną nieprawidłowości, musimy liczyć się z dużymi karami finansowymi. Norma DIN 66399 jest stworzona w celu określenia klasy ochrony tradycyjnych dokumentów, jak też tych zapisanych na nośnikach danych. Samo zastosowanie niszczarki nie zawsze jest wystarczające.
Doskonałym pomysłem jest przekazanie dokumentacji specjalistycznej firmie, która przeprowadzi niszczenie dokumentów. Poza normą DIN dla sprzętów, przedsiębiorcy muszą postępować zgodnie z certyfikatami ISO 9001 (zarządzanie jakością organizacji) i ISO 27001 (system bezpieczeństwa informacji)
Usługi niszczenia dokumentów to opcja dobra dla każdej firmy. W efekcie możemy spać spokojnie, gdyż utylizacja przebiega dokładnie i bezpiecznie. Profesjonalne niszczenie dokumentów jest przeprowadzane przez fachowców z doświadczeniem i wiedzą, którzy korzystają z nowoczesnego sprzętu.
