21 lipca, 2024

Czym jest brakowanie dokumentacji i dlaczego warto korzystać z takiej usługi

2 min read
sterta dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest złożonym procesem. Żeby rzetelnie zająć się tą sprawą, potrzeba doświadczenia, umiejętności oraz wiedzy o uniwersalnych zasadach, które każdy archiwista musi znać doskonale. Jedną z czynności jest brakowanie dokumentów. Dziś sprawdzamy, dlaczego jest potrzebne.

Na czym polega okresowe brakowanie dokumentacji?

Warto wiedzieć, że jednorazowe skorzystanie z usługi profesjonalnej archiwizacji to za mało. Owszem, takie działania uporządkują nasze zbiory i stworzą szkielet, który ułatwi nasze zarządzanie aktami. Wraz z upływem czasu należy jednak aktualizować kształt archiwum, bo inaczej straci ono na swojej funkcjonalności. Właśnie temu służy usługa brakowania dokumentacji. Na szczęście wiele firm, zajmujących się utylizacją i archiwizacją, proponuje także brakowanie. Taką kompleksową ofertę posiada m.in. przedsiębiorstwo Proarchiv.

Jak przebiega brakowanie dokumentów?

Specjaliści przeprowadzają kategoryzację dokumentów. W ten sposób można podzielić je na:

  1. akta kat. B
  2. akta kat. A

Do pierwszej grupy zaliczamy dokumentację, której okres przechowania już minął. Każdy typ dokumentacji musimy przechowywać przez określony czas. Nie należy przekraczać tego terminu, bo przepisy pozwalają nam przetwarzać dane tak długo, jak jest to rzeczywiście potrzebne. Do dokumentów kat. A zaliczymy natomiast akta, które musimy przekazać do archiwum państwowego.

archiwum dokumentów

Dlaczego brakowanie dokumentacji ze specjalistami jest opłacalne?

Wszystkie działania związane z porządkowaniem akt wymagają czasu i precyzji. Jeśli będziemy niedokładni, możemy pozbyć się akt, które nadal są nam potrzebne lub złamać obowiązujące przepisy w inny sposób. Usługa brakowania dokumentów to coś, czym powinna zajmować się jedynie wykwalifikowana osoba. W innym przypadku realizacja tego działania przyniesie nam więcej szkody niż pożytku. To dlatego nawiązanie współpracy z rzetelnym usługodawcą, który fachowo zajmie się naszymi zbiorami, jest tak ważne.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Copyright © All rights reserved. | Newsphere by AF themes.