Profesjonalna achiwizacja dokumentów i akt
2 min read
Profesjonalna archiwizacja dokumentów i akt
Archiwizacja dokumentów to proces, któremu prędzej czy później poddać się musi każde większe i mniejsze przedsiębiorstwo. Spowodowane jest to określonymi przepisami prawnymi mówiącymi o obowiązku przechowywanych wszystkich danych firmy. Najczęściej magazynowane są dane księgowe, dokumenty szkolne, magazynowe, a także wiele innych. Dlaczego czynność archiwizacji dokumentów warto zlecić profesjonalnej firmie? Jak wygląda proces archiwizacji danych? Odpowiadamy.
Czemu służy archiwizacja danych?
Archiwizowanie dokumentów znacząco wpływa na jakość funkcjonowania danej placówki. Profesjonalna archiwizacja danych uporządkowuje dokumenty, czyni pracę zatrudnionych osób efektywniejszą, a także usprawnia obsługę klientów. Odpowiednia archiwizacja akt ułatwia przestrzeganie przepisów, dotyczących czasu przechowywania dokumentów. Profesjonalna archiwizacja dokumentów czyni je bezpiecznymi i pomaga zagospodarować przestrzeń biura.
Przebieg procesu archiwizacji dokumentów
Archiwizowanie dokumentów przez profesjonalną firmę składa się z następujących etapów:
- segregowanie i kwalifikacja akt,
- porządkowanie dokumentów,
- oznaczanie akt,
- ewidencja i pakowanie,
- brakowanie i niszczenie.
Archiwizowanie akt polega na kwalifikacji ich do odpowiedniej kategorii, a w razie potrzeby także brakowanie i niszczenie. Zbiory dokumentów układane są chronologicznie i tematycznie, zostają odpowiednio oznakowane.
Profesjonalna archiwizacja to bezpieczna archiwizacja
Archiwizacja danych wykonywana przez specjalistyczną firmę cechuje się bezpieczeństwem. Co to oznacza? Przede wszystkim jest ona prowadzona przez doświadczonych w swojej pracy ekspertów stosujących się do standardowych, powszechnie stosowanych w archiwistyce zasad BHP. Jest to między innymi dbałość o czystość miejsca pracy, odpowiednie wyposażenie techniczne, organizację czy też stosowanie środków ochrony indywidualnej. Bardzo istotne jest, by usługę archiwizacji danych zlecać sprawdzonym i doświadczonym firmom. Gwarantuje to bezpieczeństwo dokumentów i sukces procesu porządkowania akt.